La digitalizzazione è fondamentale per la competitività delle PMI italiane, tuttavia, nonostante alcuni progressi, ci sono ancora sfide significative da affrontare. Secondo l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano, circa il 42% delle PMI investe in tecnologia digitale, ma più del 30% non riconosce appieno il valore del digitale nel proprio settore.
Ne emerge un profilo non così competitivo dove solo una minoranza (36%) mostra un approccio convinto o avanzato verso la trasformazione digitale, mentre il resto manifesta un atteggiamento più cauto o scettico.
Questo dimostra la necessità da parte delle aziende di avere una conoscenza più approfondita delle soluzioni innovative messe a loro disposizione per godere di una visione strategica a lungo termine.
Cultura Digitale e Digitalizzazione dei Processi
Molti ostacoli alla digitalizzazione sono legati in primo luogo all’utilizzo di strumenti poco avanzati.
Nonostante il 40% delle PMI utilizzi un software ERP, c’è ancora un alto numero di imprese che non conoscono queste tecnologie o non sono interessate ad adottarle. Inoltre, l’area delle risorse umane rimane poco digitalizzata, con solo il 60% delle PMI che adotta soluzioni digitali in questo settore.
Cosa sono i sistema ERP
I sistemi ERP raccolgono e organizzano le informazioni aziendali e aiutano le organizzazioni a gestire operazioni, anche durante la loro espansione.
L’ERP è una categoria di software aziendale che automatizza i processi e fornisce approfondimenti e controlli interni, attingendo a un database centrale che raccoglie input dai dipartimenti tra cui contabilità, produzione, gestione della catena di fornitura, vendite, marketing e risorse umane (HR).
I sistemi ERP centralizzano i dati, forniscono visibilità interdipartimentale, consentono analisi efficienti, risolvono conflitti di dati e favoriscono miglioramenti dei processi, traducendo il tutto in un risparmio sui costi e migliore produttività.
Punti chiave di un software ERP
- Raccoglie informazioni da vari dipartimenti in un database comune, consentendo di monitorare il benessere dell’azienda utilizzando un’unica visione.
- Unisce funzioni aziendali come finanza, produzione, gestione dell’inventario e degli ordini, comunicazione con i clienti, vendite e marketing, gestione dei progetti e risorse umane, fornendo analisi dettagliate e reporting su ciascun dipartimento.
- Genera risparmi in termini di tempo e denaro mettendo in luce i processi manuali inefficienti e rivelando le opportunità di crescita.
- È possibile scegliere il modello di distribuzione che si preferisce tra on-premise, cloud e ibrido. Sebbene il cloud ERP sia diventato estremamente popolare negli ultimi anni, l’approccio migliore per una determinata azienda dipende dalle sue esigenze.
Perché l’ERP è importante per le PMI?
I sistemi ERP sono diventati veri catalizzatori per PMI che desiderano riallocare il capitale umano e finanziario per creare processi aziendali più efficienti, consentendo di risparmiare denaro senza sacrificare la qualità o le prestazioni.
Un ERP è fondamentale quando si tratta di pianificazione e coordinamento: i dipendenti possono visualizzare in dettaglio l’inventario corrente e gli ordini dei clienti, quindi confrontare gli ordini di acquisto dei fornitori e prevedere la domanda futura. Se necessario, possono adattarsi per prevenire problemi. Il software ERP migliora anche la comunicazione e la collaborazione perché i lavoratori possono verificare lo stato degli altri dipartimenti per orientare le proprie decisioni.
9 Componenti di un sistema ERP
Un ERP comprende diversi moduli: pacchetti di funzionalità su misura per vari aspetti dell’azienda, inclusi i ruoli di back e front office.
Tuttavia è possibile personalizzarlo con ulteriori funzionalità necessarie o che possono integrarsi a soluzioni interne o legacy.
Moduli ERP principali sono:
- Modulo finanziario, il fondamento di ogni sistema ERP, gestisce la contabilità generale e tutti i dati finanziari.
- Modulo di gestione delle risorse umane (HRM) gestisce la forza lavoro e mantiene i registri dei dipendenti con informazioni dettagliate, come PTO disponibili e revisioni delle prestazioni, e può anticipare le tendenze della forza lavoro in vari dipartimenti o dati demografici.
- Modulo di gestione della catena di fornitura consente di supervisionare il flusso di merci dai fornitori attraverso la produzione fino alle mani dei clienti. La produzione procede senza intoppi ed è possibile avere un’ampia visione dei materiali disponibili, delle loro posizioni e la pianificazione dei macchinari e delle risorse di manodopera.
- Modulo Customer Relationship Management (CRM) tiene traccia di tutte le comunicazioni con i clienti, assiste nella gestione dei lead e può migliorare il servizio clienti e aumentare le vendite.
- Modulo Produzione aiuta a coordinare tutte le fasi per realizzare i prodotti. Il modulo può monitorare il numero di articoli in corso e finiti.
- Modulo Gestione dell’inventario mostra i livelli attuali dell’inventario fino al livello SKU e aggiorna tali numeri in tempo reale. Misura anche i parametri chiave relativi all’inventario.
- Modulo Gestione dei progetti tiene traccia dei progetti, compreso il tempo e le risorse investiti su di essi. Può semplificare la fatturazione ai clienti e incoraggiare la collaborazione tra i membri del personale che lavorano su un progetto.
- Modulo E-commerce consente di gestire il back-end e il front-end dei propri negozi online.
- Modulo Automazione del marketing gestisce le attività di marketing su tutti i canali digitali (e-mail, web e social) e consente di ottimizzare e personalizzare i propri messaggi.
- Modulo Acquisti monitora l’acquisto di materie prime o prodotti finiti. Può automatizzare le richieste di preventivi e ordini di acquisto e ridurre al minimo gli acquisti eccessivi e insufficienti quando collegati alla pianificazione della domanda.
- Modulo Ordini: dà priorità agli ordini dei clienti da tutti i canali non appena arrivano e ne tiene traccia lo stato di avanzamento fino alla consegna.
- Modulo Magazzino dirige attività come la ricezione, il prelievo, l’imballaggio e la spedizione. Può far risparmiare tempo e costi identificando modi più efficienti per eseguire queste attività.
- Modulo forza lavoro (WFM) tiene traccia delle presenze e delle ore lavorate; alcuni possono anche gestire le buste paga.
Integrazione ERP e condivisione dei dati
Prima di adottare un sistema ERP, è essenziale valutare quali sistemi esistenti possono essere sostituiti o integrati con i moduli dell’ERP. Ricorda: maggiore è la quantità di informazioni nell’ERP maggiore sarà il valore dell’investimento.
Prima di decidere leggi queste tre considerazioni:
- Il sistema esistente sta svolgendo il lavoro richiesto? In caso contrario, è opportuno utilizzare il modulo pertinente offerto dal fornitore ERP.
- Se il tuo sistema esistente detiene i dati, è importante sapere se esiste un connettore per facilitare lo scambio tra i due sistemi. La migrazione può essere complicata e i connettori disponibili possono variare in termini di qualità e supporto per gli aggiornamenti. È essenziale considerare che gli aggiornamenti all’ERP o al sistema autonomo potrebbero causare problemi ai connettori esistenti, fino al punto di compromettere completamente i piani di aggiornamento.
- Se esiste un connettore, funziona in tempo reale e mantiene il flusso di tutti i dati necessari da e verso ciascun sistema? Alcuni connettori funzionano in tempo reale e altri sincronizzano i sistemi quotidianamente o settimanalmente. Alcuni spostano un set di dati limitato tra i sistemi e altri lavorano in una sola direzione: da un sistema di gestione dell’inventario all’ERP. Se il tuo team ha eseguito configurazioni personalizzate estese, il connettore potrebbe non riconoscere alcuni tipi di dati.
Un unico Fornitore
Queste potenziali complicazioni evidenziano il vantaggio di utilizzare moduli di un unico fornitore per gestire diverse funzioni aziendali. Un sistema ERP unificato non solo previene i problemi ma può anche incoraggiare l’adozione appiattendo la curva di apprendimento.
Se decidi di mantenere i migliori sistemi e di integrarli con l’ERP scelto, tieni presente che la verifica del corretto funzionamento dei connettori diventerà parte di ogni ciclo di aggiornamento. Assicurati di avere le competenze, internamente o tramite un partner o fornitore, per mantenere il flusso dei dati.
